Van losse tools naar één platform
Vijf zelfgebouwde tools naast het CRM: handig, maar niet houdbaar. We brachten in kaart wat elke tool doet en begeleidden de overstap naar één platform, inclusief werkwijzen voor het team.
De uitdaging
Er waren te veel systemen buiten het hoofd-CRM ontstaan. Meiling Coatings wilde terug naar één systeem, zonder de slimme werkwijzen kwijt te raken.
De oplossing
Een onderbouwde overstap in plaats van een kopie: per tool is bekeken wat het platform moet kunnen en hoe het proces slimmer kan.
De stappen
- 1
Overzicht van alle zelfgebouwde tools.
- 2
Informatieblad voor de leverancier: per tool de huidige situatie, wat het platform moet kunnen en welke koppelingen nodig zijn, met een vragenlijst voor het overleg.
- 3
Inzet bepaald: een gesprek over procesinrichting, geen één-op-één migratie.
- 4
Overleg met de leverancier. Uitkomst: vier tools gaan over naar het platform, het orderdashboard blijft bewust apart.
- 5
Werkwijzen per onderdeel. De eerste, over het invoeren en beheren van leads, is afgerond: tekst en 25 schermafbeeldingen zijn één voor één tegen elkaar gecontroleerd.
- 6
Digitale takenlijst om de inrichting te volgen en de voortgang te kunnen verantwoorden.
De oplevering
- Informatieblad en vragenlijst voor de leverancier
- Voorbereide correspondentie met leverancier en collega's
- Definitieve werkwijze voor leads, klaar ter goedkeuring
- Digitale takenlijst met afvinken en historie
Heb jij een proces dat slimmer kan?
Vertel me waar je tegenaan loopt. Grote kans dat ik er een oplossing voor kan bouwen.